Profissionais encarregados da produção e gestão de eventos culturais devem saber como organizar, planejar e acompanhar todas as etapas da realização de eventos como shows, exposições de arte, festivais de filmes, entre outras manifestações culturais. Independente de o cliente ser uma empresa privada ou uma organização pública, os produtores de eventos são responsáveis pelo gerenciamento dos serviços necessários desde a fase de pré-produção até a finalização.
Abaixo você confere algumas dicas:
1. Definição de metas
A primeira coisa que você deve fazer é definir as metas do evento cultural, considerando o público-alvo que você visa atingir. Escolher o lugar é um dos principais fatores para que você tenha condições de criar objetivos realísticos.
2. Cuidado com os detalhes
Os produtores de eventos culturais devem ter o máximo de cuidado com os detalhes dos eventos pelos quais são responsáveis, pois qualquer coisa que não ocorra como o previsto pode prejudicar o andamento. Por isso, preste atenção em todos os detalhes, incluindo elementos ligados aos equipamentos, à infraestrutura do local, e muito mais;
3. Equipe capacitada
Como requer uma série de atividades, dificilmente conseguirá fazer todas as tarefas por conta própria. Sendo assim, recomenda-se a criação de uma equipe devidamente habilitada para atuar nas várias funções que eventos desse tipo exigem. Além de funcionários especializados em cultura, administração de eventos e áreas similares, é possível contratar os serviços temporários de pessoas com o conhecimento técnico para a realização de determinadas funções, como a montagem de materiais e os cálculos logísticos do evento;
4. Organização e planejamento
O sucesso depende de inúmeros fatores, como a organização dos produtores na hora de planejar as ações e colocá-las em prática. Quanto maior for a organização antes e durante o evento, melhor será a aplicação das atividades. Além disso, planejar com bastante antecedência ajuda a evitar contratempos e garante um preparo maior diante de eventuais imprevistos;
5. Comunicação eficiente
A capacidade de se comunicar com outras pessoas é essencial para que realize um bom trabalho, afinal, todas as etapas exigem que se entre em contato com fornecedores, parceiros profissionais, funcionários da equipe, consumidores, etc. Portanto, a comunicação deve ser aberta e clara, de modo que as informações sejam transmitidas com eficiência;
6. Divulgação apropriada para cada tipo de evento
Ao pensar em estratégias de divulgação, lembre-se de que cada tipo de evento requer medidas específicas para que se consiga êxito. Aproveite suas parcerias profissionais para disseminar informações a respeito.
7. Patrocícinio
Eventos de diversas naturezas contam com patrocínio para que sejam viáveis. Eventos culturais não são diferentes, pelo contrário. Em diversos casos possuem caráter beneficente e dependem extremamente dos patrocinadores.
8. Viabilidade financeira
Qualquer tipo de evento precisa ter um controle de gastos preciso, tanto os eventos de grande porte quanto os de pequeno ou médio porte.
9. Contratação de profissionais terceirizados
Como nem todas as funções podem ser realizadas por sua equipe de produção, é fundamental recorrer a serviços terceirizados, como seguranças, profissionais de limpeza, cozinheiros, entre outros profissionais. Não se esqueça de conferir a qualidade dos serviços antes, durante e após o evento, de modo que você não tenha que se responsabilizar por possíveis problemas decorrentes de serviços terceirizados;
10. Pesquisa ampla a respeito do tema do evento cultural
Durante a fase de preparação, é importante pesquisar sobre o tema para que você e sua equipe não cometam nenhuma gafe. Converse com os contratantes para saber o que eles desejam com o evento e crie estratégias com base nas informações adquiridas. Lembre que cada tipo de evento exige uma abordagem diferente, desde a decoração do local até a forma de divulgação. Além disso, você deve saber quais são as prioridades ao realizar.
11. Supervisão em todas as fases da produção
Para alcançar os melhores resultados, supervisione todas as fases, observando a atuação dos profissionais de diferentes árias. Desse modo, é possível acompanhar todos os processos, garantindo um controle maior.
